Quais informações você deve colocar em uma assinatura de e-mail?


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fizkes/Shutterstock.com

Sempre inclua o básico, como nome completo, cargo, empresa e número de telefone em qualquer e-mail profissional. Mas, dependendo do seu setor e do destinatário, você pode adicionar mais detalhes, uma foto, logotipo ou links de mídia social.

Você provavelmente já viu uma assinatura de e-mail que era simplesmente um nome e outra que incluía linhas de detalhes, links e imagens. Qual é melhor? Qual é mais eficaz? Nós o ajudaremos a decidir quais informações você deve colocar em uma assinatura de e-mail.

Depende do que você usará a assinatura para

Para começar, pergunte-se para que você usará a assinatura. É uma assinatura profissional da sua empresa ou uma assinatura pessoal? Você usará a assinatura por padrão para todos os e-mails ou apenas alguns? Você planeja incluir a assinatura em e-mails internos e externos?

A maioria das pessoas que cria e usa uma assinatura de e-mail o faz por motivos profissionais. Você também pode usar uma assinatura se for estudante ou candidato a emprego. Com isso em mente, os detalhes incluídos podem depender do seu setor, ocupação ou intenção.

Além disso, se você planeja usar uma assinatura para todos os e-mails enviados, os detalhes incluídos podem ser diferentes para mensagens externas e internas (dentro da sua organização). Nesse caso, você pode considerar a configuração de várias assinaturas e usar aquela de que precisa no momento.

Vamos dar uma olhada no básico que toda assinatura deve incluir, itens opcionais que você pode adicionar e detalhes que você deve deixar de fora da sua assinatura de e-mail.

O que você deve incluir em uma assinatura

Estes são os detalhes essenciais que você deve incluir em sua assinatura.

Detalhes básicos da assinatura de e-mail

Nome completo: No mínimo, você deve incluir seu nome completo (nome e sobrenome) na assinatura do e-mail. Embora você provavelmente só use seu primeiro nome para e-mails pessoais, você deve usar seu nome completo para os profissionais.

Título ou posição: quando você enviar um e-mail para alguém novo, presuma que ele não sabe nada sobre você. Eles têm seu nome e sua empresa (abaixo), mas provavelmente querem saber sua posição na empresa.

Nome da empresa: novamente, como a maioria das assinaturas é usada para fins comerciais, você deve incluir o nome da sua empresa abaixo ou na mesma linha do seu cargo ou cargo.

Dica: Se você for um estudante, pode incluir sua especialização, como “Estudante de Ciência da Computação” e o nome da sua escola.

Número de telefone: embora o e-mail seja uma forma sólida de comunicação, muitas vezes é necessário um telefonema. Se o destinatário do e-mail quiser discutir o assunto verbalmente, forneça seu número de telefone e, se aplicável, o código do país e o ramal.

Se você criar uma assinatura de e-mail separada para comunicações internas e externas, basta incluir seu ramal em vez de um número de telefone completo. Isso é especialmente aceitável se todas as chamadas forem roteadas pela mesma linha principal.

Detalhes básicos da assinatura de e-mail usando uma extensão de telefone

O que você pode incluir em uma assinatura

Dependendo de sua profissão, organização ou intenção de sua assinatura, aqui estão vários detalhes que você poderia deseja incluir.

Site da companhia: muitos podem considerar isso um básico que todas as assinaturas devem incluir. No entanto, é simplesmente uma opção que você pode querer adicionar. Nesse caso, vincule o URL para que seu destinatário possa visitá-lo com um clique.

Correspondência da empresa ou endereço físico: se você trabalha para uma organização com locais diferentes, como em vários estados, regiões ou países, convém incluir o endereço da empresa para referência do destinatário.

Endereço de email: muitos sugerem que seu endereço de e-mail não é necessário na assinatura porque está no cabeçalho do e-mail. No entanto, existem aplicativos de e-mail que exibem apenas o nome, principalmente ao responder.

foto: Se você quiser adicionar um toque pessoal, pode incluir uma foto sua. Se você decidir incluir uma foto, certifique-se de que é um headshot profissional e não uma simples selfie ou caricatura.

logotipo da empresa: para representar a marca de sua empresa, considere adicionar seu logotipo à assinatura. Pode ser benéfico para o destinatário ver o design, tornando-o fácil de lembrar rapidamente. Pense em alguns dos logotipos mais conhecidos que tornam essas marcas rapidamente identificáveis.

Cor: se você decidir não incluir o logotipo da sua empresa, considere adicionar um pequeno toque de cor às cores da sua empresa. Você pode usar cores simplesmente para acentos, links ou linhas, mas mantenha no mínimo uma ou duas cores.

links de mídia social: para uma maneira rápida de seu destinatário se conectar, você pode incluir links ou ícones vinculados a sites de mídia social como Facebook, Twitter ou Instagram. Isso é especialmente útil se você estiver usando a assinatura para si mesmo como freelancer, contratado ou candidato a emprego, em vez de para uma empresa.

RELACIONADO: Como vincular ao Facebook a partir de sua assinatura do Gmail

Isenção de responsabilidade: muitas empresas exigem uma isenção de responsabilidade sobre confidencialidade e compartilhamento na parte inferior de uma assinatura de e-mail para mensagens externas. Verifique com seu supervisor ou gerente se você acredita que esse pode ser o caso.

O que você não deve incluir em uma assinatura

Se você não tiver certeza se deve ou não incluir algo em sua assinatura de e-mail que não esteja listado acima, aqui estão alguns itens a serem evitados.

Assinatura de e-mail muito longa e com uma citação

Informação pessoal: não inclua detalhes pessoais em uma assinatura comercial. Por exemplo, evite adicionar seu número de telefone celular pessoal ou endereço residencial, a menos que você queira que o destinatário o tenha e possivelmente o use.

citações inspiradoras: embora as citações possam ser adequadas para assinaturas de e-mail pessoais, elas são distrações desnecessárias em assinaturas profissionais que simplesmente ocupam espaço.

Assinatura de imagem: você pode encontrar assinaturas de e-mail atraentes que são, na verdade, imagens em vez de texto. Eles geralmente têm uma aparência adorável, mas são impraticáveis ​​para aqueles com leitores de tela ou usando um recurso de leitura em voz alta. Se você decidir usar uma imagem para sua assinatura, certifique-se de incluir o texto alternativo.

Texto alternativo para uma assinatura de imagem

Outras dicas de assinatura de e-mail

Quando se trata de design de assinatura de e-mail, você pode encontrar muitos exemplos, geradores de assinatura e modelos para ajudar. Além disso, confira nossas instruções para modelos de assinatura de e-mail do Outlook.

RELACIONADO: Como usar um modelo da Microsoft para sua assinatura do Outlook

Mantenha isso breve. É recomendável que sua assinatura de e-mail não tenha mais de quatro ou cinco linhas. Com muitos detalhes, leva tempo para o destinatário encontrar as informações de que precisa. Além disso, pode ser um porco espacial no celular, conforme mostrado abaixo.

Assinatura móvel muito longa

Além disso, use fontes fáceis de ler e não exagere com muitos estilos ou tamanhos de fonte, cores, imagens ou links de mídia social diferentes. Veja a primeira captura de tela na seção o que não incluir acima.

Se você criar uma única assinatura de e-mail ou várias para diferentes tipos de mensagens, certifique-se de incluir primeiro as informações mais importantes e, a partir daí, com detalhes úteis.

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