O Microsoft Word e o Outlook há muito tempo apresentam a capacidade de exibir estatísticas de “legibilidade” para o que você está escrevendo, para que você saiba o quão simples ou complexo está escrevendo. Isso pode ajudar a garantir que sua escrita seja legível o suficiente para o público-alvo.
Nas versões mais antigas do Word, o recurso ficava a apenas um clique da sua barra de status. Nas versões iniciadas em 2013, é necessário ativar o recurso primeiro e depois acessá-lo executando uma verificação ortográfica e gramatical.
A verificação ortográfica e gramatical no Word e no Outlook acontece no Painel de Revisão, e oferece uma maneira bastante sólida de revisar documentos. Existem alguns suplementos melhores para a verificação gramatical do Office, mas mesmo se você os tiver ativado, ainda será necessário habilitar a verificação gramatical interna para poder usar as estatísticas de legibilidade. Se vale a pena, depende de você. E se você não se importa em ter a verificação gramatical ativa, mas prefere não se distrair com os sublinhados irregulares enquanto trabalha, sempre pode desativar a verificação ortográfica e gramatical enquanto digita.
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Como ativar estatísticas de legibilidade
Para acessar as estatísticas de legibilidade no Word, primeiro você precisa ativar o recurso. No Word, clique na guia Arquivo e clique em Opções. Na janela Opções, selecione a guia Revisão. Ative as caixas de seleção “Verificar gramática com ortografia” e “Mostrar estatísticas de legibilidade”. Clique em OK quando terminar.
O processo é semelhante no Outlook. Clique na guia arquivo e, em seguida, clique em Opções. Na janela Opções, selecione a guia Correio e clique no botão “Ortografia e correção automática”.
Na janela Opções do editor, selecione a guia Revisão. Ative as caixas de seleção “Verificar gramática com ortografia” e “Mostrar estatísticas de legibilidade” e clique em OK.
Observe que, no Word e no Outlook, você pode desmarcar as opções para verificar erros de ortografia e gramática enquanto digita, se achar isso perturbador.
Como exibir estatísticas de legibilidade
Agora que você ativou a leitura das estatísticas, é simples verificar a pontuação de legibilidade de um documento ou uma seleção de texto. Tudo o que você precisa fazer é executar uma verificação ortográfica e gramatical. Você pode selecionar um texto específico para verificar ou garantir que nada esteja selecionado para verificar todo o documento. Inicie uma verificação ortográfica e gramatical pressionando F7 ou clicando no botão Revisão na barra de status na parte inferior da janela.
Execute a verificação ortográfica e gramatical e, quando terminar, a janela Estatísticas de legibilidade será exibida.
A janela mostra algumas estatísticas básicas, como contagem de palavras e caracteres, além de algumas médias, como frases por parágrafo. Na seção Legibilidade, você verá duas pontuações: facilidade de leitura Flesch e nível de ensino Flesch-Kincaid. Ambas as pontuações são baseadas em fórmulas que representam o comprimento médio das frases (ASL) e as sílabas médias por palavra (ASW).
- Facilidade de Leitura Flesch. Essa pontuação classifica a legibilidade do seu texto em uma escala de 100 pontos, com pontuações mais altas sendo mais fáceis de ler. Pontuações de 0 a 60 são tipicamente consideradas como nível de faculdade ou pós-graduação e são bastante difíceis de ler. As pontuações de 60 a 80 são consideradas razoavelmente fáceis de ler e escrever em inglês simples. A maioria dos documentos profissionais se enquadra nesse intervalo. Pontuações mais altas que 80 são consideradas fáceis de ler para as crianças.
- Nível de Flesch-Kincaid. Essa pontuação classifica a legibilidade do texto com base nos níveis escolares dos EUA. Uma pontuação de 4,0, por exemplo, significa escrita que pode ser entendida por um aluno da quarta série. A maioria dos documentos profissionais está em algum lugar na faixa de 7.0-11.0.
E se você gosta de conhecer a matemática por trás das coisas, a fórmula usada para determinar a pontuação do Flesch Reading Ease é:
206.835 – (1.015 x ASL) – (84.6 x ASW)
A fórmula usada na determinação da pontuação do nível de ensino Flesch-Kincaid é:
(.39 x ASL) + (11.8 x ASW) – 15.59
E é isso! É um recurso simples de ativar e usar e, embora você não queira basear tudo o que escreve nas pontuações de legibilidade, elas ainda podem ser uma ferramenta útil para garantir que você atinja o público certo com a sua escrita.
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