Como alterar a codificação de caracteres no Outlook

Na melhor das hipóteses, é irritante receber um email que contém caracteres ilegíveis. Na pior das hipóteses, pode impedir que você leia o e-mail. Às vezes, alterar a codificação no Outlook mostra os caracteres ausentes e permite ler a mensagem. Aqui está como fazer isso.

O que é codificação de caracteres?

Se você não tem certeza do que é “codificação de caracteres”, temos uma explicação abrangente para você. A explicação menos abrangente é que um personagem é um glifo que aparece na tela quando você digita alguma coisa. Portanto, todas as letras deste artigo são um glifo que representa uma letra – a, b, ce etc. Nos bastidores, seu computador representa esses glifos usando um código que é interpretado por um programa – como um navegador da web ou um processador de texto – e os exibe na tela como um personagem.

RELACIONADOS: O que são codificações de caracteres como ANSI e Unicode e como elas diferem?

Até agora, tão simples, especialmente se você acha que existem apenas 26 caracteres no alfabeto, dez números e algumas marcas gramaticais como! ou @.

No entanto, também existem 26 letras maiúsculas e muito mais marcas gramaticais que você pode perceber (o teclado mostra apenas um pequeno subconjunto de possíveis marcas gramaticais, mesmo em inglês). E isso abrange apenas um idioma, o inglês, que está em um alfabeto, o latim (também conhecido como alfabeto romano). O alfabeto latino inclui a maioria dos idiomas da Europa Ocidental e possui um grande número de símbolos diacríticos que não são usados ​​em inglês. Símbolos diacríticos são coisas como acentos, trema, cedilhas e outras marcas que alteram a pronúncia de uma letra ou palavra.

Existem também muitos outros alfabetos, como cirílico (mais conhecido por conter o idioma russo), grego, kanji (japonês) e chinês, muitos dos quais incluem mais de um idioma.

Agora, agora você pode começar a ver a escala de caracteres que precisam ser codificados como glifos. Existem mais de 70.000 glifos chineses sozinhos. Uma codificação de caracteres contém vários pontos de código, cada um dos quais pode codificar um caractere. O ASCII, do qual você provavelmente já ouviu falar, era uma codificação do alfabeto latino antigo que tinha 128 pontos de código, nada perto o suficiente para cobrir todos os caracteres possíveis que as pessoas usam.

A codificação recomendada pela W3 para HTML é chamada UTF-8, que possui 1.112.064 pontos de código. este é o suficiente para cobrir praticamente todos os caracteres em todos os idiomas em todos os alfabetos (embora nem todos), e é usado em 93% de todos os sites. UTF-8 também é a codificação recomendada pelo Internet Mail Consortium.

Por que eu me incomodaria em mudar isso?

O Outlook, juntamente com qualquer outro cliente de email moderno, codifica e decodifica UTF-8.

Mas se o Outlook oferece suporte a UTF-8 e UTF-8 é a codificação recomendada, por que você vê um caractere ilegível? Isso pode acontecer por vários motivos, mas o principal é que você está vendo o correio em texto sem formatação (porque você queria explicitamente fazer isso ou porque um antivírus o converteu em texto sem formatação antes de chegar a você) ou a codificação você está usando está definido como algo diferente de UTF-8.

A codificação de um email de entrada é determinada pelo remetente; portanto, se eles usarem ASCII, por exemplo, o Outlook renderizará o email usando a codificação ASCII. Se as configurações do Word estiverem definidas para substituir “aspas diretas” por “aspas inteligentes” (aquelas que apontam para um ângulo para mostrar se estão abrindo ou fechando aspas), você verá caracteres “ilegíveis” no correio em vez de inteligente aspas, porque ASCII não contém os caracteres apropriados para aspas inteligentes.

Portanto, alterar a codificação de uma mensagem pode permitir que você veja esses caracteres ilegíveis da maneira que deveriam ser mostrados.

Ok, como faço para mudar isso?

Felizmente, alterar a codificação de uma mensagem é bastante fácil no Outlook. Clique duas vezes na mensagem para abri-la. Na guia Página inicial da janela da mensagem, clique em Ações> Outras ações> Codificação para ver qual codificação está sendo usada.

Este é um e-mail da Microsoft sobre Clutter movendo coisas da minha Caixa de entrada. Como você pode ver, a Microsoft usa a Europa Ocidental para codificar seus e-mails. Para alterar, clique em “Mais” e escolha a codificação desejada, como UTF-8.

É tudo o que existe: agora você deve poder ler o e-mail.

Se você quiser saber como seus e-mails enviados são codificados, vá para Arquivo> Opções> Avançado e role para baixo até Opções internacionais. Você está procurando a opção “Codificação preferida para mensagens enviadas”.

O padrão é a Europa Ocidental, e os perspicazes entre vocês podem se perguntar por que essa é, quando, como mencionado acima, a recomendação para formatos de email é UTF-8. A resposta é que a Europa Ocidental é um subconjunto do UTF-8 e, como tal, pode ser lido usando o UTF-8. Se você comprar uma cópia do Outlook projetada para a Grécia, por exemplo, a codificação padrão será Windows-1253, que também é um subconjunto do UTF-8.

Você pode alterar a codificação de saída padrão para o que quiser. Se você deseja que as pessoas possam ler suas mensagens, é melhor mantê-las na Europa Ocidental ou mudar para uma codificação usada globalmente como UTF-8.