O que são os espaços do Outlook da Microsoft? (também conhecido como Projeto Moca)

Se você possui uma assinatura do Office 365 ou Microsoft 365 (O365 ou M365), pode ter notado um novo ícone chamado “Projeto Moca” no Outlook Online. Aqui está o que é e como você pode usar a ferramenta de gerenciamento de projetos.

Projeto Moca é o nome da Microsoft para algo que será chamado de “Espaços do Outlook” quando lançado oficialmente ao público. Ele está disponível na versão Insider do O365 há um tempo. Agora chegou ao Preview, o que significa que a Microsoft está abrindo acesso a muito mais pessoas para obter feedback e avaliar a reação do usuário.

Normalmente, um aplicativo que chega até aqui é visualizado usando seu nome final – Outlook Spaces, nesse caso. Quando você abre o link do Project Moca, você é levado até https://outlook.live.com/spaces/, mas por qualquer motivo, a empresa manteve o nome do “Project Moca”.

Então o que é? Bem, o Project Moca é uma ferramenta de colaboração para gerenciamento de projetos. Faz parte do Planejador, parte do Quadro Branco, parte Sway e parte de algo novo. Se você está se perguntando por que a Microsoft chamou de “Moca”, parece ser uma peça do “MOCHA”, uma estrutura de gerenciamento de projetos.

Nem todo mundo terá acesso ao Projeto Moca. Para saber se sim, faça login na sua conta O365 / M365, abra o Outlook Online e veja a parte inferior da barra de aplicativos no lado esquerdo. Se você tiver o aplicativo Project Moca, ele estará na parte inferior.

Quando você clica no ícone pela primeira vez, pode escolher um modelo ou selecionar uma tela em branco.

O Project Moca abre as configurações de espaço, onde você deve inserir um nome para o seu espaço, mas todo o resto é opcional.

Se você digitar o nome dos contatos envolvidos no seu projeto em que está trabalhando, bem como as palavras-chave, o Moca procurará por e-mails, documentos e outros arquivos correspondentes na sua conta do O365 que podem ser adicionados à tela. Clique em “Criar” e sua tela será gerada.

Dependendo do modelo selecionado, você terá diferentes padrões na tela. Eles terão nomes diferentes, dependendo do modelo, mas, conforme o que você escolher, você terá colunas do Kanban nas quais poderá arrastar emails, documentos e tarefas.

São os mesmos baldes que você obtém no Microsoft Planner. No lado direito, haverá uma seção Atividade que, se você tiver inserido detalhes de contato ou palavras-chave, será preenchida automaticamente com emails e eventos da agenda do Outlook.

Haverá outras coisas na tela, dependendo do modelo escolhido, como marcos, metas, um aplicativo de previsão do tempo e links para pesquisas da Microsoft sobre um tópico.

Você pode adicionar quantas coisas quiser da barra lateral encontrada no lado esquerdo, como tarefas, links e arquivos.

E é isso. A tela pode ter o tamanho que você desejar, portanto, o número de itens que você pode adicionar parece bastante ilimitado (como a tela do quadro branco), embora o foco do aplicativo pareça ser o balde de tarefas (como o Planner) cercado por qualquer informação adicional que você queira adicionar (como o Sway).

Como o Project Moca ainda é uma visualização no momento da redação, falta muito do que pode parecer útil, como ferramentas de colaboração e compartilhamento. É muito manual, então você pode configurar baldes e tarefas por conta própria e não há como mover tarefas automaticamente quando você altera o status delas, nem oferece a opção de indicar um fluxo com itens como setas ou outros recursos visuais. Claro, você pode criar suas próprias imagens e colá-las, mas algumas opções de fluxograma no estilo Visio definitivamente dariam a uma ferramenta aberta e de forma livre alguns limites e direção.

Também há uma inesperada falta de integração com o SharePoint, o Power Automate (anteriormente Microsoft Flow) e o Microsoft Forms, que normalmente são conectados a tudo o que a Microsoft faz no 365.

No entanto, enfatizamos que esta é uma prévia, e a Microsoft geralmente adiciona muitos recursos aos seus aplicativos iniciais ao longo do tempo. É uma ideia interessante que certamente tem potencial, mesmo que agora não esteja pronta para o horário nobre.