Como referência texto de outros documentos no Microsoft Word


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Você provavelmente tem algum texto digitado com frequência nos documentos do Word, como endereços. Em vez de redigitar este texto sempre que necessário, você pode colocar esse texto comum em um documento do Word e referenciá-lo em outros documentos – ele será atualizado automaticamente em todos os seus documentos, se você o alterar.

Digamos que você queira colocar seu endereço no rodapé dos seus documentos, mas o endereço muda de tempos em tempos. Você pode armazenar o endereço em um documento comum e separado do Word e usar um campo no seu relatório para extrair o texto do documento comum e atualizar sempre que ele for alterado. Mostraremos como fazer isso.

Para começar, crie um novo documento do Word que servirá como seu repositório para o endereço que você deseja inserir em outros documentos do Word. Salve-o em um local acessível por outros documentos. Por exemplo, não salve em uma unidade de rede à qual você nem sempre tem acesso.

Vamos usar marcadores para se referir ao endereço em nosso documento comum. Digite a sequência de texto que você deseja inserir em outros documentos (no nosso caso, o endereço). Crie um marcador destacando o nome e vá em Inserir> Marcador e dê um nome, como “Endereço”. Consulte o nosso guia de indicadores no Word para obter informações sobre como criá-los.

Observe que os nomes dos favoritos não podem ter espaços. Recomendamos colocar o nome do marcador acima de cada item no seu arquivo de informações comuns, para que você saiba facilmente qual nome usar para cada item. Isso é especialmente útil se você planeja ter muitos itens reutilizáveis ​​neste documento comum. Em nosso exemplo, adicionamos nosso endereço ao documento de informações comuns e colocamos o nome do marcador “Endereço” acima do item.

01_creating_bookmark_in_common_file

Depois de adicionar o item ao documento comum, você pode salvar e fechar. Abra o documento no qual você deseja inserir o endereço e posicione o cursor onde deseja que o texto vá. Para o nosso exemplo, adicionaremos um rodapé e inseriremos o endereço lá.

02_placing_cursor_in_footer

Usaremos o código de campo INCLUDETEXT para nos referir ao marcador que criamos no documento comum. Para fazer isso, pressione “Ctrl + F9” para inserir os colchetes para o código do campo.

NOTA: Você não pode apenas digitar colchetes normais em torno dos códigos de campo. Você deve usar “Ctrl + F9” para inserir o tipo correto de colchetes.

03_pressing_ctrl_f9_for_brackets

O cursor é automaticamente colocado entre os colchetes. Digite o texto a seguir entre colchetes, substituindo o “”Com o caminho completo absoluto para o seu Word comum, contendo o nome que você deseja inserir. Substitua “”Com o nome do marcador que você atribuiu ao item no documento comum.

INCLUDETEXT "" 

NOTA: Não insira os colchetes no código do campo.

Por exemplo, digitamos o seguinte entre os colchetes do código de campo:

INCLUDETEXT "C:\Users\Lori\Documents\Common Information\CommonInformation.docx" Address

NOTA: Você deve usar barras invertidas duplas no caminho, como fizemos. Além disso, certifique-se de usar aspas simples, e não aspas inteligentes, ao digitar o código acima no campo.

04_entering_includetext_field_code

Para pegar o endereço do documento comum e inseri-lo no código de campo que você acabou de digitar, clique com o botão direito do mouse no código de campo e selecione “Atualizar campo” no menu pop-up.

05_selecting_update_field

O endereço é exibido no documento. Os colchetes ainda serão exibidos ao redor do endereço se você tiver a opção “Mostrar marcadores” ativada. Mais uma vez, consulte nosso artigo sobre marcadores para saber como desativar essa opção. Além disso, o código do campo pode estar sombreado. No entanto, você também pode desativar isso.

06_text_inserted

Se você deseja alterar o código do campo, é possível exibir o código novamente em vez do resultado. Para fazer isso, clique com o botão direito do mouse no item resultante e selecione “Alternar códigos de campo” no menu pop-up. O texto digitado no código do campo é exibido novamente e você pode editá-lo. Simplesmente, atualize o campo para exibir o novo resultado.

07_selecting_toggle_field_codes

Depois de criar seu documento comum, você pode usá-lo para armazenar outros itens que costuma digitar nos documentos do Word. Basta usar um campo INCLUDETEXT separado nos documentos do Word para cada informação que você deseja inserir automaticamente do documento comum.


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