Você não precisa ser um escritor especialista para redigir um e-mail. No entanto, há muitas coisas a considerar ao escrever e-mails, especialmente para comunicações comerciais. Aqui estão várias regras de etiqueta de e-mail a serem lembradas para suas mensagens profissionais.
Os campos de e-mail
Pode parecer simples preencher os campos do seu e-mail, mas essas dicas podem poupar algum constrangimento e ajudar seus destinatários ao mesmo tempo.
Verifique novamente os endereços dos seus destinatários
Se você já enviou um e-mail para a pessoa errada porque confiou nas sugestões “inteligentes” de seu aplicativo de e-mail, sabe como isso pode ser embaraçoso.
Leva apenas um minuto para verificar novamente o nome e o endereço de e-mail do destinatário. Se você tiver um aplicativo que converte o endereço de e-mail no nome do destinatário para fins de exibição, basta clicar na seta ou passar o cursor sobre o nome para uma revisão rápida.
Insira uma linha de assunto concisa
A linha de assunto que você inclui em seu e-mail deve ser sucinta e significativa. Isso permite que o destinatário veja exatamente do que se trata o e-mail rapidamente. Eles podem até ler seus e-mails em ordem de importância do conteúdo, que é onde entra a linha de assunto.
Tente manter a linha de assunto curta, mas significativa. Faça um resumo conciso do que sua mensagem inclui.
Incluir CC e BCC quando garantido
Nem todos os destinatários da sua mensagem podem pertencer à linha Para. Você pode usar o campo CC para copiar outras pessoas que precisam do email como referência ou o campo BCC para copiá-las, mas manter seus endereços de email privados.
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Reserve o campo Para para aqueles a quem você está direcionando a mensagem e quaisquer ações que você exija deles. Para outras pessoas que simplesmente precisam estar cientes da mensagem, esteja você ocultando seus endereços de e-mail ou não, use as linhas CC e BCC.
O corpo da mensagem
Obviamente, o corpo do e-mail é onde você inclui sua mensagem. Mas existem algumas dicas para lembrar que podem fazer ou quebrar essa mensagem.
Adicionar uma saudação
Especialmente crucial ao compor um e-mail comercial é adicionar uma saudação. Comece sua mensagem apropriadamente com “Caro”, “Olá” ou algo semelhante, seguido do nome do destinatário.
Não há nada que diga “Estou com muita pressa para me preocupar” do que um e-mail sem uma saudação.
Use uma fonte fácil de ler
Embora seja tentador mudar a fonte da mensagem para algo diferente ou exclusivo, nem sempre é a melhor opção para a pessoa que está lendo o e-mail.
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Use uma fonte padrão que seja fácil de ler, como Arial ou Times New Roman. Essas fontes clássicas não são apenas padrão para a maioria dos clientes de e-mail, mas também são mais simples de ler do que um script e mais profissionais do que uma opção excessivamente casual.
Incluir uma assinatura
Semelhante a eliminar uma saudação, não assinar seu e-mail pode parecer pouco profissional. E com esse fechamento, você deve incluir os detalhes básicos que seu destinatário precisa.
As assinaturas de e-mail variam, mas podem incluir seu nome completo, empresa, cargo, número de telefone, site e links para mídias sociais. Quer você tenha todos esses detalhes em sua assinatura ou simplesmente seu nome, certifique-se de adicioná-lo ao final de sua mensagem.
Tom e Profissionalismo
Juntamente com o básico para preencher os campos de e-mail e redigir o corpo da sua mensagem, considere suas palavras. Você quer usar todas as letras maiúsculas para enfatizar um ponto? Você deve incluir um pouco de humor sarcástico? Vamos dar um mergulho mais profundo.
Tenha cuidado com maiúsculas e formatação
Pode ser tentador usar letras maiúsculas, negrito ou sublinhado para enfatizar suas palavras. Mas muito disso em uma mensagem anula o propósito e pode transmitir uma mensagem agressiva.
Tente evitar todas as tampas. Você não quer que seu destinatário sinta como se estivesse gritando com ele. E use formatação de fonte como negrito, itálico e sublinhado com moderação e somente quando necessário.
Mantenha o humor e os emojis no mínimo
Embora a maioria das pessoas goste de um pouco de humor de vez em quando, isso nem sempre tem lugar em um e-mail. A razão é que o destinatário não pode ver sua linguagem corporal ou ouvir sua risada. Em comunicações escritas, o humor pode parecer inapropriado ou até mesmo ofensivo às vezes, mesmo quando você não quer dizer isso.
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Além de eliminar o humor, tente não abusar de emojis em seu e-mail. Embora um smiley ou polegar para cima possa ser benéfico em um bate-papo ou mensagem de texto, eles podem transmitir um tom pouco profissional em e-mails comerciais.
Adicionar anexos necessários
Todos nós já fizemos isso pelo menos uma vez. Dizemos ao destinatário que estamos enviando um arquivo e esquecemos de anexá-lo. Reserve um momento antes de clicar em Enviar para ter certeza de incluir todos os anexos necessários.
Além disso, alguns serviços de e-mail como Gmail e Microsoft Outlook oferecem recursos para lembrá-lo de anexos esquecidos. Aproveite essas ferramentas úteis para não ter que enviar outro e-mail com outra mensagem contendo o arquivo e um pedido de desculpas.
Comunicações Cortês
Algumas regras de etiqueta de e-mail não são imutáveis, mas podem ser simplesmente corteses, atenciosas e prestativas.
Considere mensagens concisas para dispositivos móveis
Com cada vez mais e-mails sendo visualizados em dispositivos móveis, leve isso em consideração ao redigir o seu. Elimine palavras desnecessárias e vá direto ao ponto. Não há nada pior do que abrir um e-mail cheio de texto no celular que exige rolagem contínua.
Agendar envio durante o horário comercial
Se você usar o prático recurso de agendamento de e-mail que muitos clientes de e-mail oferecem, considere quando agendar essa entrega. Enviar um e-mail logo no final do dia de trabalho ou mesmo à meia-noite simplesmente não é legal.
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Tente agendar os e-mails para um dia útil e durante o horário comercial, a menos que você tenha um motivo convincente para não fazê-lo.
Encurtar URLs longos
Uma dica final para ser cortês é em relação aos links que você inclui em seus e-mails. Semelhante à composição de mensagens mais curtas para visualizadores móveis, você pode fazer o mesmo ao incluir links. Considere usar um encurtador de URL como o Bitly ou um link para texto.
Em vez de um link que ocupa muito espaço em sua mensagem, você pode reduzir seu tamanho e ainda enviar o link para o destinatário.
Espero que algumas dessas regras de etiqueta de e-mail sejam aquelas que você planeja usar para suas próprias mensagens de negócios no futuro. E se você enviar uma mensagem que gostaria de retirar, confira como recuperar um e-mail no Outlook ou como cancelar o envio de uma mensagem no Gmail.
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