De acordo com estudos recentes, o custo de uma única fatura é entre 8 $ e 40 $ devido ao processamento manual excessivo e erros de entrada. O mesmo estudo confirma que a aplicação processamento automatizado de faturas pode reduzir esse custo em até 80% e ser uma parte muito importante na estratégia de automação de processos ponta a ponta de back office das empresas.
Automação de processamento de faturas, veja como fazer
Os ERP modernos são eficientes no que diz respeito às transações de faturas, desde que as informações estejam corretas. Existem algumas etapas que precisam ser seguidas para lançar uma fatura e, na maioria dos casos, essas são tarefas propensas a erros e trabalhosas. Como um bônus processamento automatizado de faturas não só proporciona economia de mão de obra, mas também permite o monitoramento da situação atual do pagamento.
Oportunidades para melhorar o processamento de faturas
- Custo – 8 $ por fatura
- Tempo de processamento – 5 dias para processar uma fatura
- Taxa de erro de entrada manual – A taxa média de erro é 5%
- Duplicatas e fraude – 30% das empresas têm esse problema
- Controle – Os pagamentos são feitos sem notas fiscais
Como funciona:
Processamento automatizado de faturas é construído com base no sistema ERP atual em que você investiu. Podemos dividi-lo em 5 fases:
- Captura de dados
- Data de validade
- Reconciliação automatizada de faturas
- Resolução
- Acesso à informação
A tecnologia de autoaprendizagem reconhece informações estruturadas e não estruturadas de quaisquer fontes digitais, incluindo, mas não se limitando a PDF, planilhas do Excel, e-mails. As informações reconhecidas são então automaticamente comparadas e verificadas em relação aos POs, dados mestre ou entradas de mercadorias em qualquer sistema ERP. A fase de validação será descrita mais adiante no artigo. As faturas com correspondência total são lançadas automaticamente, sem interações manuais. Se houver problemas em faturas com base em pedidos de compra, eles serão automaticamente encaminhados ao departamento de AP para tratamento de discrepâncias. Após a aprovação, eles são postados automaticamente. O status da fatura processada pode ser enviado automaticamente para os portais do fornecedor ou pode ser enviado por e-mail ou notificado via plataformas de mensagens.
Gestão de exceções de faturas
As exceções são as principais razões para altos custos operacionais e atrasos nos pagamentos e, como resultado – clientes insatisfeitos. A verificação e remoção de faturas de ERP’s é baseada em um conjunto de regras pré-definidas. Isso pode variar de fundos insuficientes, diferença de preços e quantidades, pedidos de compra incomparáveis ou dados incorretos do fornecedor. Inteligente Software de automação de processos robóticos pode ser usado para aprender os padrões de exceção e transferir as exceções para os funcionários com o conjunto certo de habilidades e acesso. As empresas podem, então, instruir seus fornecedores sobre a incompatibilidade para otimizar os dados da fatura.
Mais do que dinheiro economizado:
Automação de processamento de faturas é mais do que economizar dinheiro para suas empresas. A adoção de Cudato’s Automação de processos robóticos a tecnologia tem um impacto muito amplo. Outros ganhos importantes incluem maior capacidade (um tempo de processamento reduzido em 60% foi notado por nosso cliente de BPO) e confiabilidade (uma vez que o processamento de faturas é baseado em regras e repetitivo e na maioria dos casos não requer análise, os níveis de precisão chegam a 100 %) e, como resultado – um melhor nível de serviço ao cliente. No entanto, o valor mais importante RPA traz está liberando sua equipe de fazer o trabalho manual, como reconciliação de fatura e permitindo que eles se concentrem em criar e explorar novas ideias.
Principais benefícios:
- As faturas recebidas são postadas automaticamente
- O status é constantemente monitorado
- Trilhas de auditoria são deixadas para garantir a conformidade
- Os dados são validados automaticamente em relação a outros dados ERP (dados mestre, GRN, PO)
- Chega de multas por atraso
- Chega de pagamentos incorretos
- Tempo de processamento reduzido
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