Existem duas maneiras de proteger um arquivo PDF: uma senha de proprietário e uma senha de usuário. Explicaremos o objetivo de cada um e mostraremos como aplicá-los aos seus arquivos PDF.
A senha do proprietário ou permissões permite aplicar permissões a um arquivo PDF. Por exemplo, se você não deseja permitir a impressão de um arquivo PDF ou a extração de páginas, pode escolher o que deseja permitir e não permitir e aplicar uma senha de proprietário ao arquivo PDF. A senha do proprietário também pode ser chamada de senha mestra. É o que permite alterar essas permissões.
A senha do usuário, ou aberta, permite exigir que o usuário digite uma senha para exibir o PDF. Se eles não digitarem a senha correta, o arquivo PDF não será aberto.
Existem vários serviços online para proteger arquivos PDF, como o PDFProtect, mas se você deseja adicionar uma senha a um documento confidencial, provavelmente não se sente à vontade em fazer o upload para um serviço que não conhece. Portanto, focaremos na melhor opção offline deste guia.
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Abordamos como criar um arquivo PDF protegido por senha no Microsoft Word, mas isso apenas adiciona uma senha de usuário. Não há opção para adicionar uma senha de proprietário. Pesquisamos e descobrimos que a melhor opção para proteger seus arquivos PDF off-line é o pacote de escritório gratuito LibreOffice. Mostraremos como proteger um documento do Microsoft Word ou LibreOffice Writer com uma senha e como criar um arquivo PDF protegido por senha a partir de um documento.
NOTA: Usamos um arquivo do Word em nosso exemplo, mas você pode fazer o mesmo com os documentos do LibreOffice Writer (arquivos .odt). Você também pode abrir arquivos PDF no LibreOffice. Eles são abertos no LibreOffice Draw, mesmo se você estiver no Writer, Calc ou Impress, mas o procedimento para protegê-los com senha no Draw é o mesmo que nos outros programas do LibreOffice e é descrito em “Como converter um documento em um Arquivo PDF protegido por senha ”abaixo. Você converteria um arquivo PDF desprotegido para um protegido por senha.
Como adicionar senhas abertas e de permissões a um documento
Antes de começar, faça o download do LibreOffice e instale-o, ou você pode baixar a versão portátil se preferir não instalar o LibreOffice. Abra o LibreOffice Writer e, em seguida, abra um arquivo do Word. Clique na seta para baixo no botão “Salvar” na barra de ferramentas e selecione “Salvar como” no menu suspenso.
Na caixa de diálogo Salvar como, navegue até o local em que deseja salvar o documento protegido. Para o nosso exemplo, vamos substituir o documento original. Se você deseja salvar o documento protegido como um novo arquivo, digite um nome diferente para o arquivo na caixa “Nome do arquivo”. Para proteger com senha o documento, marque a caixa “Salvar com senha”. Depois, clique em “Salvar”.
Se você estiver substituindo o arquivo original, a caixa de diálogo Confirmar Salvar como será exibida. Clique em “Sim” para substituir o arquivo.
Na caixa de diálogo Definir senha, você pode especificar dois tipos de senhas, assim como as senhas de usuário e proprietário para arquivos PDF. Para exigir que o usuário digite uma senha para visualizar o documento (como a senha do usuário), digite uma senha na caixa “Digite a senha para abrir” e a caixa “Confirmar senha” em “Senha de criptografia de arquivo”. Se você também deseja proteger o documento contra edição (como a senha do proprietário), clique em “Opções” no meio da caixa de diálogo e digite uma senha na caixa “Digite a senha para permitir a edição” e a caixa “Confirmar senha” em Senha de compartilhamento de arquivos.
NOTA: A senha de compartilhamento de arquivo funciona apenas para documentos do LibreOffice Writer, não para documentos do Word. Se você deseja usar a senha de compartilhamento de arquivo, salve o documento como um arquivo .odt, que é a primeira opção na lista suspensa “Salvar como tipo” na caixa de diálogo Salvar como na foto acima.
Digitar uma senha para permitir a edição automaticamente faz com que o documento seja aberto no modo somente leitura. Se você deseja abrir o arquivo no modo somente leitura, por padrão, sem uma senha, marque a caixa “Abrir arquivo somente leitura” e deixe as caixas de senha em Senha de compartilhamento de arquivos vazias.
Clique OK”.
Se você aplicou uma senha aberta ao documento, na próxima vez que abrir o arquivo, será solicitado que você digite a senha aberta.
Se o seu arquivo for um documento do LibreOffice Writer (.odt) e você tiver atribuído uma senha de compartilhamento de arquivo, o documento será aberto no modo somente leitura. Para editar o documento, clique no botão “Editar documento” na barra amarela.
Você será solicitado a inserir a senha de compartilhamento de arquivos para poder modificar o arquivo.
Como converter um documento em um arquivo PDF protegido por senha
Você também pode converter um documento do Word ou do LibreOffice em um arquivo PDF protegido por senha e aplicar senhas de usuário e proprietário a ele. Para fazer isso, abra o documento e selecione “Exportar como PDF” no menu Arquivo.
Na caixa de diálogo Opções de PDF, clique na guia “Segurança”.
Em Criptografia e permissão de arquivo, existe inicialmente “Nenhuma senha aberta definida” (senha de usuário) e “Nenhuma senha de permissão definida” (senha do proprietário). Para definir essas senhas, clique em “Definir senhas”.
Na caixa de diálogo Definir senhas, em Definir senha aberta, digite a senha do usuário duas vezes que será necessário para visualizar o arquivo PDF. Em Definir senha de permissão, digite a senha do proprietário que impedirá que o arquivo PDF seja impresso, editado ou com conteúdo extraído. Clique OK”.
OBSERVAÇÃO: você não precisa usar as duas senhas, mas recomendamos que o faça para maior segurança. Um arquivo PDF com apenas uma das duas senhas aplicadas (uma delas) não é tão seguro quanto um com as duas senhas aplicadas. O Planet PDF explica por que duas senhas são melhores que uma ao proteger arquivos PDF.
Você volta à caixa de diálogo Opções de PDF e o status das senhas definidas é exibido abaixo do botão Definir senhas. Se você optar por definir uma senha de permissão (proprietário), as opções no lado direito da caixa de diálogo se tornarão ativas. Se você não deseja que alguém imprima o documento ou faça qualquer tipo de alteração, selecione “Não permitido” em Impressão e alterações. Se você deseja limitar o tipo de impressão e as alterações que podem ser feitas, selecione outra opção em Impressão e alterações. Se você não deseja que ninguém copie conteúdo do seu arquivo PDF, verifique se a caixa “Ativar cópia de conteúdo” está desmarcada. Para fins de acessibilidade, é uma boa ideia deixar a caixa “Ativar acesso ao texto para ferramentas de acessibilidade” marcada. Clique em “Exportar”.
Na caixa de diálogo “Exportar”, navegue até a pasta na qual deseja salvar o arquivo PDF protegido por senha. Digite um nome para o arquivo na caixa “Nome do arquivo” e clique em “Salvar”.
Se você atribuiu uma senha aberta (usuário) ao arquivo PDF, será solicitada essa senha na próxima vez que a abrir.
Você verá “(SEGURO)” à direita do nome do arquivo na barra de título, indicando que é um arquivo PDF criptografado.
Se você aplicou uma senha de permissão (proprietário) ao arquivo PDF e optou por não permitir a impressão, notará que a opção “Imprimir” fica acinzentada ao clicar na guia “Arquivo”.
Os procedimentos para adicionar senhas abertas e de permissão a um documento e para converter um documento em um arquivo PDF protegido por senha são os mesmos no LibreOffice Calc, Impress e Draw também.
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