Como parar alguém encaminhar uma solicitação de reunião no Outlook


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Se você já teve algum problema com os participantes em potencial de encaminhamento de solicitações a outras pessoas, temos boas notícias. Se você possui a versão mais recente do Outlook (2016 ou 365) ou é assinante do Office 365 usando o aplicativo Web do Outlook, pode impedir que as pessoas encaminhem solicitações de reunião.

Reunir uma reunião com os participantes certos pode ser frustrante. Você precisa encontrar um horário em que todos estejam disponíveis. Então você tem que encontrar um quarto grátis. Depois, espere que os participantes não encaminhem a solicitação de reunião a alguém que não precise comparecer ou, pior ainda, encaminhem a reunião a um subordinado para participar. Não podemos forçar as pessoas a serem livres e não podemos fazer mágica em uma sala de reuniões, mas se você estiver usando o Outlook, podemos mostrar como impedir as pessoas de encaminhar sua solicitação de reunião. Vamos dar uma olhada.

Atualizar: Um de nossos leitores alertou que essa técnica está disponível apenas na versão Windows do Outlook e não a versão do macOS. Obrigado por apontar isso, Floris!

Impedir que uma solicitação seja encaminhada no Outlook ou no Outlook Web App

Impedir que uma solicitação de reunião seja encaminhada é tão simples quanto inverter uma única configuração antes de enviar a solicitação.

No cliente Outlook completo, com uma solicitação de reunião aberta, alterne para a guia “Reunião”. Clique no botão “Opção de resposta” e, em seguida, clique no botão “Permitir encaminhamento” no menu suspenso para desativá-lo (está ativado por padrão).

No Outlook Web App, verifique se você tem uma solicitação de reunião aberta e pelo menos um participante foi adicionado. Clique na engrenagem “Participantes” e, em seguida, clique no botão “Permitir encaminhamento” para desativá-lo nesta reunião.

Infelizmente, não há como desativar a opção “Permitir encaminhamento” por padrão. Você deve desativá-lo sempre que criar uma nova solicitação.

Então, o que acontece se alguém tentar encaminhar minha solicitação de reunião?

Três coisas podem acontecer quando alguém tenta encaminhar uma mensagem na qual você desativou a opção “Permitir encaminhamento”:

  • Se seu participante estiver usando a mesma versão do Outlook que você (e se eles trabalham para a mesma empresa, é muito provável que sejam), eles não terão a opção de encaminhar a solicitação de reunião.
  • Se eles estiverem em uma versão mais antiga do Outlook, poderão encaminhar a solicitação de reunião, mas o Microsoft Exchange bloqueará a entrega e enviará ao participante uma mensagem “não entregue”.
  • Se eles estiverem usando um sistema de e-mail que não seja da Microsoft, como o Gmail, poderão encaminhar a solicitação de reunião sem restrições. Isso ocorre porque os sistemas de terceiros não têm nenhuma obrigação de respeitar o sinalizador “não encaminhar” da Microsoft. No futuro, é possível que eles comecem a respeitá-lo (isso geralmente é uma situação do tipo “você coça as minhas costas e eu coçarei a sua”), onde alguém como o Google quer que o Outlook respeite um sinalizador específico do Gmail, para que seja feito um acordo. ), mas também é perfeitamente possível que nenhum sistema além do Outlook respeite a sinalização.

Ainda assim, desde que você esteja organizando reuniões com pessoas da sua organização, isso deve funcionar bem.


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