A Microsoft pensou que eles estavam sendo úteis quando configuraram notificações para novos emails. No entanto, uma enxurrada constante de notificações também pode atrapalhar sua linha de pensamento. Você pode desativar as notificações completamente ou, melhor ainda, pode configurar o Outlook para notificá-lo apenas sobre emails importantes.
Como criar uma regra simples
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Se você precisar responder a determinadas pessoas, como clientes, seu chefe ou membros da sua família, poderá usar as Regras no Outlook para receber notificações apenas sobre determinadas mensagens. Veja como configurar uma regra que mostra apenas as notificações por email de um determinado remetente.
A maneira mais fácil de configurar essa regra é encontrar um email dessa pessoa. Neste exemplo, estabelecerei uma regra para me notificar quando receber um e-mail do meu chefe, porque os e-mails do seu chefe são sempre importantes, certo? Então, clicava com o botão direito do mouse no e-mail do editor-chefe do How-To Geek, Whitson Gordon, e selecionava “Regras” e, em seguida, “Criar regra” no menu pop-up.
Na caixa de diálogo “Criar regra”, selecione as condições nas quais deseja receber notificações sobre novos emails. Desejo receber notificações imediatas sobre os e-mails que recebo da Whitson e marque a primeira caixa de seleção.
Também seleciono a caixa de seleção “Enviado para” e certifico-me de que meu nome esteja selecionado na lista suspensa, para receber notificações de e-mails enviados da Whitson diretamente para mim. Se você não deseja ser notificado de e-mails com CC ou um dos vários destinatários, selecione “somente eu” na lista suspensa “Enviado para”. Clique em “OK” depois de fazer suas escolhas.
Uma caixa de diálogo “Sucesso” é exibida com uma opção para “Executar esta regra agora em mensagens que já estão na pasta atual”. Clique OK”. Quero descobrir quais e-mails estão na minha caixa de entrada da Whitson, então marque a caixa de seleção.
A caixa de diálogo “Novos alertas de email” será exibida, exigindo ação imediata. No momento, tenho apenas um e-mail de Whitson na minha caixa de entrada, portanto esse é o único listado nesta caixa de diálogo. No entanto, se houvesse mais emails de Whitson, todos eles seriam listados aqui. Se você deseja visualizar um email diretamente nessa caixa de diálogo, selecione o email para visualizar e clique em “Abrir item”. Clique em “Fechar” para fechar a caixa de diálogo.
A caixa de diálogo “Novos alertas de email” permanece aberta até você clicar em “Fechar”, mesmo quando você abre uma mensagem de email na caixa de diálogo e depois fecha a mensagem.
Como criar regras mais avançadas
Ao criar regras, você pode selecionar opções adicionais e mais específicas do que as disponíveis na caixa de diálogo principal “Criar regra”. Para fazer isso, abra a caixa de diálogo “Criar regra”, conforme descrito anteriormente neste artigo. Depois clique em “Opções avançadas”.
A primeira tela na caixa de diálogo “Assistente de regras” exibe uma lista de condições detalhadas a serem verificadas. Marque as caixas de seleção para as condições que você deseja verificar para receber notificações por email. Quero receber notificações quando receber e-mails da Whitson enviados apenas para mim, para selecionar essas condições.
O texto sublinhado em azul é um link no qual você clica para especificar os valores que você deseja verificar nessa condição. Depois de selecionar essa condição, clique no link azul dessa condição na caixa “Etapa 2” para editar os valores.
Depois de selecionar as condições que deseja verificar, clique em “Avançar”.
Agora, selecione opções para indicar o que deve ser feito com uma mensagem recebida que corresponda às condições selecionadas. Você pode fazer coisas como mover a mensagem para uma pasta específica, encaminhá-la para uma ou mais pessoas, responder usando um modelo ou marcá-la como lida. Quero receber um alerta da área de trabalho quando receber uma mensagem de email da Whitson, para selecionar a última opção da lista, “exibir um alerta da área de trabalho”. Depois de selecionar o que deseja fazer com a mensagem, clique em “Avançar”.
A próxima tela fornece opções para definir exceções à regra, como se você não deseja receber uma notificação se a mensagem for um convite ou atualização para uma reunião. Escolha as exceções que deseja aplicar à sua regra e clique em “Avançar”. Como não quero exceções, clique em “Avançar” para pular esta tela.
A última tela permite especificar um nome para a regra e configurar algumas opções, incluindo uma para “Ativar esta regra” imediatamente. Se você deseja executar a regra imediatamente nas mensagens que já estão na caixa de entrada, selecione “Executar esta regra agora nas mensagens que já estão na” Caixa de entrada “”.
Revise a descrição da regra em “Etapa 3” e clique em “Concluir” quando terminar.
Agora, quando recebo um email da Whitson, um alerta da área de trabalho é exibido na área de trabalho do Windows. Observe que isso é diferente da caixa de diálogo “Novos alertas de email”. Em vez disso, é uma notificação nativa do Windows. Se você preferir esse estilo de notificação, precisará passar por “Opções avançadas” para todas as regras que criar “.
Como editar suas regras
É fácil modificar, excluir ou mesmo desativar temporariamente suas regras. Quero modificar minha regra para exibir a caixa de diálogo “Novos alertas de email” em vez de um “Alerta da área de trabalho”. Para fazer isso, clico na guia “Página inicial”.
Clique no botão “Regras” na seção “Mover” e selecione “Gerenciar regras e alertas” no menu suspenso.
A caixa de diálogo “Regras e alertas” é exibida. Na guia “Regras de e-mail”, clique em “Alterar regra” e selecione “Editar configurações da regra” no menu suspenso.
Conforme discutido anteriormente, a primeira tela do “Assistente de regras” exibe uma lista de condições que você pode verificar nas mensagens de email recebidas. As seleções que fiz quando configurei a regra pela primeira vez são exibidas no topo da lista e a descrição com as configurações atuais é exibida na caixa em “Etapa 2”. Não quero alterar as condições, então clico em “Avançar”. Se você deseja alterar as condições de sua regra, faça as alterações e clique em “Avançar”.
Na tela, listando as ações a serem executadas nas mensagens de e-mail recebidas (dependendo das condições), desabilito a opção “exibir um alerta da área de trabalho”, exibida na parte superior da lista e, em seguida, clique em “Avançar”.
Digamos que você queira exibir a caixa de diálogo “Alertas de novos emails” mais personalizada. Role para baixo até a parte inferior da lista de ações e selecione “exibir uma mensagem específica na janela Alerta de novo item”. Para personalizar a mensagem exibida na caixa de diálogo “Novos alertas de email”, clique no link “uma mensagem específica” na caixa em “Etapa 2”.
Na caixa de diálogo “Mensagem de alerta”, digite uma mensagem para exibir na caixa de diálogo “Novos alertas de email” e clique em “OK”.
Se você deseja adicionar ou remover quaisquer exceções, clique em “Avançar” para acessar a lista de exceções e fazer suas alterações. Para alterar o nome da regra ou alterar outras opções na última tela do “Assistente de Regras”, clique em “Avançar” novamente na tela de exceções. Como não quero alterar mais nada, clique em “Concluir” na tela de ações para aceitar minhas alterações e fechar o “Assistente de regras”.
Você retornou à caixa de diálogo “Regras e alertas”. Clique em “OK” para fechá-lo. Para executar a regra imediatamente, clique em “Executar regras agora” na parte superior da guia “Regras de email”.
Na caixa de diálogo “Executar regras agora”, na caixa “Selecionar regras a serem executadas”, marque a caixa de seleção da regra que você deseja executar e clique em “Executar agora”.
NOTA: Depois de executar a regra, a caixa de diálogo “Executar regras agora” não fecha automaticamente. Você deve clicar em “Fechar” para fechá-lo. A caixa de diálogo “Rules and Alerts” não fecha automaticamente, então clique em “OK” para fechá-la.
A caixa de diálogo “Novos alertas de email” é exibida com sua mensagem personalizada na parte superior.
O recurso Regras no Outlook fornece muitas opções para manipular automaticamente suas mensagens de email. Você pode mover mensagens específicas para pastas específicas, executar ações em mensagens de email com determinado texto na linha de assunto ou até excluir mensagens automaticamente com base em determinadas condições. As regras do Outlook podem parecer impressionantes no início, devido a todas as opções disponíveis. No entanto, se você sabe como deseja gerenciar determinadas mensagens de email, não é tão difícil criar e gerenciar suas próprias regras.
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