Recomendamos o uso de OHIO (Handle It Once) para fazer a triagem de seus e-mails. Uma parte essencial do OHIO é arquivar e-mails que você precisa manter – tire-os de sua caixa de entrada! Veja por que o arquivamento é fundamental – e por que você não deve se preocupar com pastas.
Por que você precisa arquivar seus emails
Uma rápida recapitulação de nosso artigo OHIO: sua caixa de entrada não é um arquivo, uma lixeira, um arquivo ou um depósito de lixo. É uma caixa de entrada!
Quando você tem centenas ou milhares de e-mails em sua caixa de entrada, eles são rapidamente enterrados. Fora da vista está fora da mente. É muito mais difícil encontrar e-mails específicos, faz com que seu cliente de e-mail trabalhe mais lentamente (mesmo se você acessar seu e-mail por meio de um navegador como o Gmail) e pode usar seu armazenamento se você usar o Outlook ou Apple Mail no telefone.
Resumindo: não adianta manter todos os seus e-mails na caixa de entrada e há muitos bons motivos para não fazê-lo.
Com isso em mente, você precisa gerenciar um e-mail (responder / encaminhá-lo, transformá-lo em uma tarefa, marcar uma reunião) e, em seguida, excluir o e-mail ou arquivá-lo. Veja como você deve fazer isso.
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Onde você deve arquivar seus e-mails
Seus e-mails devem ir para uma pasta Arquivo. Eles não devem ir para uma das centenas de pastas cuidadosamente organizadas; eles devem ir para uma pasta de arquivo.
Essa é uma declaração bastante ousada, portanto, é necessária uma pequena justificativa.
Em primeiro lugar, uma hierarquia de pastas leva tempo para configurar e manter, tempo que seria mais bem gasto no tratamento de seus e-mails. Em segundo lugar, pode exigir um pouco de esforço decidir para onde um e-mail deve ir – um e-mail de seu colega sobre por que eles podem perder o prazo de um projeto vai para a pasta desse projeto? A pasta para essa pessoa? Uma pasta de lições aprendidas? – e a tomada de decisões é demorada e desgastante. Por último, pode ser extremamente difícil encontrar e-mails posteriormente, quando eles poderiam estar em qualquer uma das várias pastas, e cada pasta contém centenas de e-mails.
Um único arquivo torna mais fácil mover seus e-mails de sua caixa de entrada porque você não precisa empregar nenhum recurso de reflexão ou tomada de decisão. Você apenas lida com o e-mail e o move para o seu arquivo. Não poderia ser mais simples, e quando você está tentando manter o controle de um fluxo interminável de e-mail, deseja que seu processo seja o mais simples e fácil possível. Cada dificuldade ou irritação é ampliada em escala, então algo que é um pequeno aborrecimento ou uma perda de tempo para um email será um grande aborrecimento e uma perda de tempo para centenas de emails.
Para algumas pessoas, isso será um alívio bem-vindo para a tortura de uma estrutura de pasta, mas outras pessoas precisarão respirar em um saco de papel só de pensar em perder seu projeto meticuloso, intrincado, lógico, bela estrutura de pastas. Se for você, então, infelizmente, isso vai ser difícil de engolir. Reconhecemos sua dor, embora tenhamos certeza de que os benefícios de longo prazo de um único arquivo mais do que compensarão a dor de curto prazo de mudar seu sistema
Como arquivar seus e-mails em massa
Provavelmente parece evidente que, para arquivar seus e-mails, você só precisa movê-los para a pasta Arquivo, e você está certo sobre isso. Mas se você tiver centenas ou milhares de e-mails em sua caixa de entrada, movê-los individualmente pode parecer muito difícil. Idealmente, você precisa encontrar uma maneira de movê-los em massa.
Se você estiver usando um cliente como o Microsoft Outlook ou Apple Mail, é fácil selecionar e-mails em massa. Clique em um e-mail em sua caixa de entrada, role para baixo, pressione a tecla SHIFT no teclado e selecione outro e-mail. Todos os emails entre o primeiro e o segundo serão selecionados. Você pode arrastá-los e soltá-los em sua pasta de arquivamento ou usar o botão Arquivar. Assim como o ícone de disquete usado para representar Salvar, há um ícone de Arquivo padrão que se parece com uma caixa de arquivo de papelão tradicional. Isso está no Outlook e no Apple Mail (os aplicativos cliente e os aplicativos móveis) para o botão Arquivar.
Se estiver usando o cliente Outlook, você também pode criar uma ação Quick Step que marca todos os e-mails selecionados como lidos e os move para a pasta Archive com um clique de botão (ou atalho de teclado).
Se você decidiu começar do zero, pode sempre selecionar todos os e-mails em sua caixa de entrada usando o atalho de teclado Ctrl + A (Command + A em um Mac) e arquivando-os. Não podemos dizer se isso é a coisa certa a fazer, mas você certamente receberá uma caixa de entrada vazia muito rapidamente.
Em uma interface da web como o Gmail, você pode selecionar uma página por vez clicando na caixa de seleção na parte superior da página.
Depois de selecionar os e-mails, clique em Arquivar para movê-los.
Não há atalho de teclado para selecionar todos os e-mails em sua caixa de entrada do Gmail (embora * + a selecione todos os e-mails na página), mas quando você seleciona todos os e-mails na página, uma barra de mensagens aparecerá acima dos e-mails dando a você a opção de selecionar todos os e-mails em sua caixa de entrada.
Clique neste link para selecionar todos os e-mails em sua caixa de entrada. A barra de mensagens mudará para permitir que você cancele a seleção.
Quantos emails você deve arquivar?
O número de e-mails que deseja arquivar de uma vez depende de você. Como já dissemos, ter uma caixa de entrada vazia é, na melhor das hipóteses, temporário e, na pior, quase impossível. Você não está no controle do que entra em sua caixa de entrada, porque qualquer pessoa com seu endereço pode enviar algo para você. Portanto, mesmo que você consiga esvaziar sua caixa de entrada, ela não ficará vazia. Dito isso, não é um alvo ruim, porque ter uma caixa de entrada vazia, mesmo por um curto período de tempo, definitivamente tira um pouco de pressão de seus ombros. Mas não vai ficar vazio, é por isso que gerenciar seu e-mail é um processo, não uma meta. E, claro, você não precisa arquivar um e-mail se não precisar mantê-lo, você pode excluí-lo – é uma excelente opção para economizar espaço.
Portanto, em vez de concentrar todos os seus esforços em arquivar (ou excluir) cada e-mail em sua caixa de entrada, concentre-se em alvos alcançáveis que irão reduzir o estresse do e-mail. Só você sabe o que reduzirá o estresse do e-mail, mas os alvos de exemplo são:
- Nenhum correio de alta prioridade deixado no final do dia
- Nenhum correio com mais de dois dias úteis na sua caixa de entrada
- Nenhum e-mail de sua equipe / gerente / clientes (exclua conforme apropriado) no final da semana
Descubra qual e-mail causa mais estresse. Trate e arquive (ou exclua) esses e-mails com prioridade.
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