Quando você tem uma dúzia de tarefas para fazer antes da hora do almoço, qualquer atalho para acelerar as coisas é bem-vindo. Aqui estão vários recursos de economia de tempo para o Google Docs que podem ajudar a criar e editar documentos mais rapidamente.
1. Várias seleções de texto para formatação mais rápida
O Google atualizou o Docs no primeiro semestre de 2022 para simplificar a seleção de texto. Você pode pegar várias partes do texto de uma só vez para formatação mais rápida ou até mesmo exclusão.
Clique duas vezes em uma palavra ou use o cursor para arrastar a primeira parte do texto. No Windows, segure Ctrl e no Mac, segure Command. Em seguida, clique duas vezes ou arraste pela próxima parte.
Continue o processo até selecionar todo o texto desejado. Você pode então ir para a barra de ferramentas ou menu para aplicar a formatação da fonte, usar Excluir para se livrar do texto ou fazer o que quiser com essas várias seleções de texto.
2. Substituições de texto para atalhos
Você pode usar substituições de texto em seu dispositivo móvel para digitar “OMW” e exibi-lo como “a caminho”. Você pode fazer o mesmo tipo de coisa no Google Docs. Isso oferece uma maneira rápida de inserir texto ou símbolos que você usa com frequência.
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Vá para Ferramentas > Preferências. Selecione a guia Substituições e você verá uma lista de substituições existentes.
Para adicionar o seu próprio, digite o atalho que deseja usar na caixa Substituir e o texto de substituição na caixa Com. Marque a caixa de Substituição Automática, clique em “OK” e, em seguida, experimente sua substituição.
Observação: A formatação como letras maiúsculas pode não ser exibida como tal.
3. Chips inteligentes para inserções rápidas
Smart Chips fez sua estréia há algum tempo com a inserção de informações de contato e datas interativas. Agora, você pode usar o recurso para blocos de construção, arquivos, listas, mídia, datas, títulos, componentes de página, tabelas e muito mais.
Coloque o cursor onde deseja exibir as opções do Smart Chip e digite o símbolo @ (At). Você verá uma lista suspensa aberta com uma lista rolável dos itens mencionados acima.
Para chegar mais rápido ao item desejado, você pode seguir o símbolo @ ao lado do nome de um contato, nome do arquivo ou nome do item que deseja inserir.
Escolha o item correto na lista suspensa. Ele aparecerá em seu documento instantaneamente para que você possa passar para a próxima tarefa.
4. Atribua itens e tarefas com um clique
Ao colaborar em um Documento Google, você pode dividir as tarefas para criar ou editar o documento. Usando Comentários, você pode mencionar um colaborador e, em seguida, atribuir a tarefa a ele.
RELACIONADO: Como atribuir tarefas de documentos no Google Docs, Sheets e Slides
Selecione o texto, objeto ou imagem e, em seguida, escolha “Adicionar comentário” (um balão azul com um sinal de mais dentro) na barra de ferramentas flutuante na borda direita da página.
Digite o símbolo @ (At) seguido do nome do colaborador e, opcionalmente, inclua uma nota. Em seguida, marque a caixa para Atribuir a [name] e clique em “Atribuir”.
A pessoa que você mencionar será notificada de que você atribuiu uma tarefa a ela e você poderá ver quando ela a concluir no histórico de comentários.
Esse recurso permite que você e seus colaboradores distribuam facilmente o trabalho e mantenham um registro de tudo em um só local.
5. Esboço do Documento para Navegação Integrada
Embora você possa criar um sumário para seu documento com uma ferramenta interna, talvez não queira que ele faça parte do documento. Em vez disso, você pode usar a estrutura de tópicos do documento para criar automaticamente a navegação para os locais do documento.
Para adicionar texto ao contorno, formate-o como qualquer estilo de título. Quando você fizer isso, esse texto aparecerá no contorno do documento imediatamente. A estrutura de tópicos exibe títulos em um layout de hierarquia.
Para visualizar o contorno, vá para Exibir > Mostrar contorno e clique no ícone Contorno no canto superior esquerdo do documento.
Você pode então manobrar rapidamente para qualquer ponto do documento clicando no título correspondente na estrutura de tópicos.
Dica: Você também pode adicionar um resumo do documento diretamente acima do esboço para um bom resumo do documento.
6. Rascunhos do Gmail para facilitar a colaboração
Outro excelente recurso do Google Docs para colaboração também pode economizar tempo para suas próprias tarefas. Você pode criar mensagens para o Gmail e enviá-las para o aplicativo de e-mail como rascunhos prontos para envio.
Vá para Inserir > Blocos de construção e escolha “Rascunho de e-mail” no menu pop-out.
Quando o bloco aparecer em seu documento, adicione o destinatário, opcionalmente contatos para CC e BCC, o assunto e sua mensagem. Quando terminar, clique no ícone do Gmail à esquerda.
Esse e-mail chega à sua pasta Rascunhos no Gmail. Vá para lá quando estiver pronto para enviar o e-mail.
Para uma maneira prática de colaborar em mensagens ou uma maneira fácil de criar vários e-mails em um só lugar, confira este recurso incrível.
7. Dicionário pessoal para suas próprias palavras
Se você tem o hábito de executar a verificação ortográfica e gramatical no Google Docs, apreciará este próximo recurso. Com o Dicionário Pessoal, você pode adicionar suas próprias palavras que não acionarão os alertas do verificador.
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Vá para Ferramentas > Ortografia e Gramática e escolha “Dicionário Pessoal”.
Digite sua palavra na caixa correspondente e clique em “Adicionar”. Você pode continuar a adicionar mais palavras e clicar em “OK” quando terminar.
Avançando, você pode inserir essas palavras em seu documento e executar a verificação ortográfica sem a preocupação de que essas palavras apareçam como incorretas. Isso acelera o processo de revisão e é ótimo para nomes pessoais ou de produtos fora do comum.
Esses recursos do Google Docs podem economizar muito tempo, seja trabalhando sozinho ou em equipe. Mantenha-os em mente para que você possa gastar mais tempo em outras tarefas e menos na criação e edição de documentos.
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